聽到開會時, 很多人會覺得很痛苦, 也會覺得無聊, 更慘的是結果通常不佳. 歐文 (Harrison Owen, 開放空間技術的發明人) 發現到, 大家覺得會議中最享受最有記憶的地方, 就是 tea time  的時刻. 因此, 之前會議的做法, 是需要做些改變
 
所以, 歐文提出了一種新的開會方式: 開放空間技術 (Open Space Technology). 由大家來設定會議的開會議程, 自己決定想要參加哪一場, 自己想參加多久就待多久. 期待讓會議舉行完後, 能讓大家收穫是最多的.
 
因此, 在這個會議中, 我們會需要邀請有熱情, 願意負責, 並且願意已開放和信任的態度來參加. 如果你試圖以控制的方式, 或是想要有特定的產出, 那 OST 便不適合你.
 
 
那要怎麼進行呢? 讓我們來說明吧.
 
主題 (theme)
選擇主題很重要, 如果要讓 OST 會議發揮影響力, 必須找出讓與會者會真正熱切關心的主題, 讓他們願意專注於這個方向. 所以事前必須多花些時間處理這部分, 一旦確定之後就無法變更, 因此需要十分謹慎.
 
 
 
邀請與會者
在邀請函中, 要說的剛好, 讓有興趣的人會被你吸引. 並且留點想像力發揮的空間, 讓會議前引起話題討論.
 
 
 
 
空間和地點
場地要比較空曠, 並且有許多可用的空白牆面. 這些牆面是可以貼上膠帶, 來貼放中間討論的結果. 在進行的過程中, 需要準備咖啡, 茶 和點心, 讓大家保持動能繼續討論.
 
開始進行前, 要將椅子圍成一個圓圈, 讓大家覺得地位都是平行, 並且彼此看得到對方. 在圓圈的中央, 會放 A4 大小的紙, 以及足夠的麥克筆, 讓人們可以將議題寫出來.
 
 
要有個牆面來擺放議題(topic), 事先要確認他的位置是大家看得到的, 並且要確認膠帶是否合適使用在這些牆面上
 
 
 
時間的考量
(1) 半天: 針對一個不太複雜的題目, 有些不錯的討論
(2) 一天: 有些深入一點的討論, 或許還可能有下一步要做什麼
(3) 兩天: 有深入的討論, 並且還可以有行動計畫出來
 
 
 
會議流程
由負責人開場, 歡迎大家的參與. 描述主題的重要性, 讓大家了解我們為什麼要花時間在這裡討論.
 
 
跟大家介紹要如何提出議題(topic). 我們會有個主題牆, 大家可以拿 A4 的紙來寫下你像要討論的議題, 然後貼在主題牆上面. 也就是自己來組織這次會議的議程. 到時候會議就會按照主題牆的內容來進行.
 
 
接著跟大家介紹這個會議的四大規則
(1) 在場的人都是最適當的人
(2) 不管何時開始都是最適當的時間
(3) 不管發生什麼都是當時只能發生的事
(4) 結束的時候就結束了
 
並且說明雙腳法則, 你可決定在何處貢獻你自己, 或者轉向到另一個討論群組. 就像蜜蜂蝴蝶一樣, 這不是不禮貌, 而是很正常的自然界現象, 在討論群之間傳播資訊, 或是在不同群組織找尋自己的適合點.
 
 
 
 
會議記錄
每個議題在討論時, 可以由某個人紀錄下大家討論的重點或是過程. 在所有的議題討論完時, 大家可以相互交流或欣賞, 或者是讓大家投票, 選出自己喜歡的結果.
 
 
 
 
結束會議
如果時間上來不及進行行動計畫, 或者是下一步計畫, 這時候可以讓大家輪流有機會說話, 談談今天的感想, 或是得到的一些啟發. 然後就可以結束今天的會議. 至於大家記錄下來的會議記錄, 大會可以將他們保留下來, 以電子化的方式進行後製, 然後再傳送給所有與會者.
 
 
 
參考資料: ICA Taiwan 開放空間技術課程教材
 
 
 
創作者介紹

David Ko的學習之旅

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