David Ko的學習之旅

最近和 team member 聊天, 他談到有了 Daily Scrum 後, 為什麼還要 status report 的會議呢?
 
   

Scrum 中有個 retrospective 會議, 是用來檢討這次 sprint 中, 是否有哪些地方做得好, 或是做得不太理想. 它提供了一個反思的機會, 讓大家可以持續改進.
可惜的是, 大家翻來覆去地就那麼一招, 每次開 retro 就用同一種方式來, 搞個 2 個月後, 你不覺得煩, team member 可能都會想吐了.
今天來介紹一招比較進階的手法, 叫做焦點討論法 (ORID), 它的定義如下所述:

看板中有所謂的6 個核心實踐 (core practices), 其中一條就是”實現反饋迴圈”. 那這一條要如何進行呢? Toyta Kata 一書給了我們不少建議, 其中 improvement kata 就是用來改進, 調整和改革的模式.  你可以在這裡看到比較完整的說明:
http://www.lean.org/Workshops/WorkshopDescription.cfm?WorkshopId=68
老實說, 一開始我覺得還真難下手, 不容易照著去落實, 後來看到 JImmy 寫的這篇  Improvement Theme – Simple and practical Toyota Kata, 真的覺得這個容易多了, 我把它整理了一下, 希望之後能很快讓團隊上手

Retrospective 不好執行, 一方面你要讓團隊信任你, 一方面你需要每一段時間後搞些新花樣. 因此對 Scrum Master 或是團隊來說, 是個不小的挑戰. 
 
 
今天介紹一些簡單的做法及變形:  藉由對團隊問問題, 來收集到一堆答案. 這些資料可以讓團隊定定改進的行動, 以便在下個 iteration 中執行. 如果你之前沒有玩過 retrospective, 這些方法會是不錯的起點, 讓你可以很快開始進行 retrospective. 
1. 基本型
描速
最基本的 retrospective 玩法. 藉由三個問題來了解團隊的狀況.
做法
A. 對團隊詢問以下四個問題:
1). 什麼做得不錯?
2). 什麼沒做好?
3). 什麼應該改進
B. 利用 KJ 法來分群, 然後排出優先順序, 再挑出要處理的群組
2. 擴展型
描述
增加一些問題, 來引導團隊成員說出問題背後更深層的原因                                                                                                  
 
做法
A. 對團隊詢問以下四個問題:
1). 哪些事情我們做得不錯?
2). 我們學習到什麼?
3). 我們什麼東西下次應該做得不太一樣?
4). 什麼東西困擾著我們?
這個方法很容易學習, 但是做得好不好, 有沒有效果, 會依賴你怎麼問問題. 所以你可能會搭配 follow-up 問題, 來進一步釐清背後原因, 或是引導團隊成員多講一些. 例如: 你之前怎麼做? 你何時或是在什麼地方遇到問題? 那些工作或是技術有用或者沒用? ….
其中第四個問題, 可能會造成情緒性發言, 或是變成人身攻擊, 這時候我們可以利用一個名詞, 來描速你想表達的東西. 讓你的重心在想要處理的事情上面, 避免直接牽扯到人上面.
3. 海星 (Star Fish)
描速
它也是前面兩個做法的一種變形. 當團隊的狀況時好時會時, 這種方法便蠻適合使用. 應該他可以幫你找哪些做得好, 和做得不好的部分
做法
對團隊詢問以下四個問題:
1. 那些不該再做
2. 哪些該做少一點
3. 哪些應該持續做
4. 哪些應該多做一點
5. 哪些應該要開始做
來源: Getting Value out of Agile Retrospectives - a toolbox of retrospectives

當我開始執行 scrum 後, 發現公司大多數回顧會議(retrospective)的進行, 都是從我們 team 抄出去, 雖然這是一件很驕傲的事情, 但是執行久了, 還是覺得會很無趣.
 
 
回顧會議是希望大家能夠講真話, 能夠有機會反思自己做的好不好. 立意雖然不錯, 但是執行久了會乏味. 就像一道美食天天吃, 日子一久也會咽不下去. 因此主持人要能改變實施方式, 帶動會議的氣氛, 讓大家能夠享受在其中. 
當然啦, 不可能每個團隊中, 都能找出這樣的狠角色, 如果有, 可能也不會在軟體公司待太久, 可能去公關或服務業會比較合適吧. 所以退而求其次的做法, 就是改變要問的問題, 利用新鮮感, 來維持大家的興趣和集中力.
所以我在網路上找了幾種問問題的方式, 整理了一下, 希望能對大家有幫助.
1. 基本款
Happy: 列出覺得做得不錯的地方
Unhappy: 列出覺得做得不好, 或是可以改進的部分
2. 目前我們常用的
Happy: 感到很棒很高興的地方
Unhappy: 感到不爽不開心的部分
Confuse: 覺得很困惑的部分
Do more: 什麼事情可以多做一點
Do Less: 什麼事情後應該少發生
3. 大船進港
順風: 做得好, 有效, 讓你感到高興的部分
逆風: 可以改進, 或是很煩人的地方
大浪: 所遭遇到的干擾, 衝突, 風險
資料來源: http://exploringagility.com/2012/01/19/sailboat-retrospective/
4. SKS
Stop: 那些事情不應該再繼續做了
Keep: 哪些事情可以繼續保持下去
Start: 我們可以試著開始做某些事情
資料來源: http://blogs.hbr.org/2011/08/three-questions-for-effective-feedback/
5. ORID
Objective 
     客觀, 事實: 問出事實和外在現況
     我看到什麼? 我聽到什麼? 發生了什麼事情?
Reflective
     感受, 反應: 喚起對客觀問題或資料的反應
     什麼地方很有趣, 很驚訝, 很感動, 很鼓舞, 或是讓你沮喪
Interpretive
     意義, 價值: 尋找意義, 價值及涵義
     最有意義的是什麼? 為什麼很重要? 新的領悟
Decisional
     決定, 行動: 找出決議, 或是決定要做什麼事情
     有什麼要改變? 你會採取什麼不同的行動? 解答在哪裡?
個人覺得最後一個最難, 主持人功力要很深厚, 因為他會是一個深度的匯談, 需要能夠引入參與者內心想講話, 這個方法才能進行的漂亮.
如果你還有別招, 記得拿出來一起分享吧!!