站立會議經驗亂亂彈－David Ko的學習之旅

很多人談到 Scrum 的站立會議時, 會覺得它是無聊, 浪費時間, 沒有幫助的一個作法.

有的人會說, 為什麼要大家每天花 15 分鐘站在那裡, 講一堆沒有意義的話. 對我來說沒有任何意義啊. 我平時就跟團隊緊密溝通, 大家的事情我早就知道. 為什麼還要做這白癡的事情呢?

不錯, 很多人有類似的抱怨, 但是這些都是可以處理的. 讓我來試著分享一些經驗.

(1) 是討厭開會, 還是討厭站立會議

很多人其實是討厭開會, 只要想到開會, 就覺得是浪費時間, 就是很無聊. 所以不管站立會議目的為何, 就是先反對了. 事實上, 站立會議目的是在交換資訊, 檢視昨天做的事情, 然後及早做出反應. 他只要是用來調整方向, 不只是狀態回報.

(2) 除了站立會議外還有別的狀態會議

很多時候, 團隊除了站立會議外, 還有所謂的週會, 月會等等會議, 來讓主管, 大老闆了解底下人的狀況. 當然大家就會反對, 因為同性質的會議太多了. 如果你是老闆, 需要取消別的同性質的會議. 如果你不是老闆, 但是你老闆要開別的會, 又要召開站立會議 , 那確實只能說 Good Luck.

(3) 站立會議不是為了老闆

很多人誤會站立會議就是跟老闆報告狀態, 不是這樣的. 它的重點是要跟有合作的人, 交待一些資訊. 老闆在那時候只是剛好順便了解.

(4) 流水帳式資訊

開站立會議時, 需要回答三個問題: 我昨天做了什麼, 我今天打算做什麼, 我遇到什麼問題. 前兩者比較算是流水帳的問題. 通常, 與會者會覺得站立會議無聊, 最主要是參加的人都是提供流水帳, 那當然無聊. 你要回答的是跟別人有關的資訊. 像是我昨天做了什麼, 是跟其他人有關的. 或這是我天打算做什麼, 是跟其他人有關的.

(5) 我做的事情跟別人無關

有些人會說我做的事情都跟別人無關啊, 所以自然是流水帳的資訊. 除非你是一人專案, 你的需求從哪來, 需求的範圍誰確定, 寫完後誰要做驗收測試, UI 的設計都是你嗎? 寫完後需要跟別人整合嗎? 如果有這些狀況, 自然就可以說出別人, 或者是上下流的人需要注意或是通知的資訊.

(6) 專案時程延遲

也有人說, 我就是一個人做, 所以真的沒跟人家有關. 可是, 軟體專案十個有十個會延遲, 除非你進度一切正常, 當你中間有延遲時, 就需要提出來, 讓別人可以幫你, 就算別人無法幫你寫程式, 主管要及早知道後, 才能想接下來要怎麼辦.

(7) 團隊成員怕資訊透明

如果你是團隊成員, 這時候確實無法做太多. 你可以是的就是去暗示老闆, 資訊透明化的好處. 只要是正常的老闆, 都一定會了解這一切對資方有利的(誤).

如果你自己是老闆, 我就不太懂你爲什麼願意讓團隊成員掩蓋資訊呢? 是只想維持皇城內表面的祥和嗎? 是想讓大家覺得你是 nice 的老闆嗎?

(8) 能者多勞效應

有些慣老闆會欺負乖的員工, 看到你做完就塞新的工作給你. 這當然會讓員工不想開站立會議, 深怕自己會累死. 如果是這樣的話, 確實老闆自己要檢討. 另外, 如果你真的要塞工作, 也要在 taks board 旁邊, 記錄員工完成項目的個數, 有個英雄排行榜, 來鼓勵一下辛苦的成員. 當然, co co 是比較實際的.

(9) 時間太久

當站立會議沒事都開到 20 分鐘以上, 這時候可能要有些手法來輔助

a. 只看有問題或是延遲的工作, 不是所有的工作都報告.

b. 以小組為單位報告. 像是同一個功能, 找人代表報告

c. 主持人要適時確保大家不討論解法. 解法要在會後才找相關的人談.

(10) 大家真的都知道別人在做什麼

有些團隊, 人數不多, 並且真的很緊密討論. 這時候站立會議的效益或許就不高. 你可以選擇降低頻率. 1,3,5 或是 2, 4 來開會. 都沒有是有點奇怪, 那就代表之前你連週會或是月會都沒有, 這樣倒是很少見.

有些團隊是靠送報告, 這樣就比較不好. 每天講一講, 難道效果比郵件差嗎?

另外可以思考的, 是否團隊平時交談太頻繁了, 例如像是透過 slack 這些工具, 隨時掛在線上, 這樣會不會造成專注力不夠的問題呢?

(11) 覺得沒有效果

如果你是老闆, 至少效果是你知道大家狀況. 掌握越多資訊, 你會更清楚專案要怎麼調整.

如果要讓成員覺得有用, 或許可以試試以下方法