HR 朋友聽到 Agile 最近很流行, 因此都跑來問我敏捷是什麼, 他們想要知道他們家 R&D 的需求是什麼. 關心自家研發部門很重要, 但是只有聽聽, 要了解新東西會比較慢. 事實上, 有些 agile method 很適合 HR 來使用, 如果可以實際上來使用一些敏捷方法, 可以更快瞭解 agile 的原理, 以及可以幫什麼忙.
根據我粗淺的了解, 一般 HR 同事都會遭遇以下挑戰:
(1) 事情太多
通常 HR 人數並不多, 可是他們卻要服務十倍或是百倍的員工, 因此常常會有很多雜事要做, 遠遠超過他們所能負擔的能力. 可是老闆從不覺得.
(2) 大聲者贏
因為事情太多, 往往 HR 主管也不清楚總共有多少事情, 因此那件事情要先做, 往往就看誰聲音大, 或是誰官大, 就先做那件事情. 並沒有合適的整理方式
(3) 依賴其他部門
雖然很多事需要 HR 來進行, 但是很多事情需要其他部門幫忙. 例如招人, 需要用人單位提供 Job Description, 檢視專業能力. 另外教育訓練也是, 要需求單位提供課程資訊, 並且也要派人來參加. 因此, 如果事情卡在他們身上, HR 想快也快不了
你可以試著製作一個像以下的 Kanban board, 然後使用一些敏捷的 practice 來配合.
其中白色, 黃色, 綠色和紅色的便利貼, 代表 HR 要處理的事情. 不同顏色則代表不同人的處理的工作, 但是 白色的便利貼則表示還沒有人處理.
一開始所有事情都列在 To Do 欄位, 開始處理時會移到 In Progress 欄位, 做完會放到 Done 欄位. Next 欄位放的是接下來要準備處理的事情.
(1) 每日立會
每天可以召開 15 分鐘的同步會議, 簡單了大家的進度, 是否遭遇到問題, 如果有人遭遇的障礙, 可以在會後討論要如何處理.
(2) 資訊透明
因為所有的工作都列在上面, 我們就可以知道誰在忙什麼, 誰的工作量太大, 誰的工作已經做很久. 這樣要做工作的分配就很容易.
(3) Next
很多時候因為工作太多, 因此沒空思考接下來要做什麼. 這裡設計了一個 Next 欄位. 在 To Do 欄位 就是還沒處理.
主管可以查看 To Do 的內容, 然後選擇出接下來最重要的事, 放到 Next 欄位, 團隊成員只要做完手上的事, 他就可以來 Next 欄位拿事情去做.
主管可以固定頻率來安排 Next 的內容, 可以每週, 也可以每天. 如果事情優先順序常變動, 便可以每天看. 有時候也可能把 Next 欄位的東西拉回去 To Do, 因為昨天重要, 可能今天就不重要了.
(4) WIP (Work in Progress)
WIP 是指同時間能處理的工作數目. 當他設定是 N 件時, 也就是每個人同時不能處理超過 N 件事情.
這裏我設定每個人同時至多可以處理 3 件事情. 如果真的被硬塞工作, 成員可請教主管, 當超過 3 件時, 那件事情 priority 較高, 哪些較低, 把最低的先放著, 前面做完再拿來做. 因此, 當事情一直進來, 這個限制可以避免多工的現象太過嚴重.
(5) 障礙
前面提到, 有時候事情是跟其他部門有關, 需要等待他們完成你才能往下走. 以前沒有特別標示出來, 只是感覺你身上很多工作, 但是實際上你並沒有在處理. 在這 kanban board的設計裡, 當你要等其他部門完成時, 你可以放到其他部門的欄位中, 這樣主管就知道你在等他們, 這樣他也機會幫你催促他們.
(6) 急件
有時候高層會有緊急事件下來, 這時候 HR 要馬上處理, 並且可能傾全力去做. 因此, 這裡設計一個欄位是要做急件. 當有急件產生, 其他人可能會放下手頭上的事, 全力去做急件. 主管從上面就可以很容易了解.
另外, 如果超過一個以上的急件出現, 這時候主管也需要和高層溝通, 這之間要如何調配, 或這是否需要外援.
(8) 統計資訊
團隊可以週期性檢討工作狀況, 因為有這個 kanban board, 有些統計數字容易被收集, 例如, 每月完成多少事情, 每件事情大約多久完成, 這些事情都是那個部門提出, 或者這些事情在別的部門被耽擱了多久等等. 在檢討會議上, 有這些資料輔佐, 我們就可以知道哪邊是我們的瓶頸, 或者是我們改革方針是否有進步.
你看, 有個 Kanban board 是不是可以讓事情比較好管理呢? 如果你開始採用看板方法, 就能開始了解 agile/lean 的概念是什麼, 日後也容易跟研發人員對的上話. 要不要馬上來試試呢?
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