還記得 Jake Knapp 和 John Zeratsky 嗎? 是的, 他們是 Design Sprint 一書的作者. 在設計衝刺推出之後, 他們都面臨一個狀況: 最近怎麼樣啊? 忙死了.
是的, 忙死了是 21 世紀的文明病, 大家一直在衝衝衝, 忙得焦頭爛耳, 都沒有辦法停下來享受當下. 因為霧卡時代(VUCA)的緣故, 狀況不斷變化, 導致事情不斷進來, 這是一個“馬不停蹄” 的問題
Jake 提到一個場景, 讓我心有戚戚焉. 他說他期待整天和孩子相處, 可是當他如償所願, 他的心卻不在哪裡, 不時地上上網或者回應社群或公司的東西. 他終於瞭解到, 這不是一時注意力不集中, 這是因為科技的關係, 導致你掉落不斷分心的”萬丈深淵"的問題.
要靠意志力嗎? 事情忙碌和分心問題是很難抵抗的, 很少人能有這麼大的意志力. 或者是要靠做得更快更有效率嗎? 我想即使做的再快, 事情還是源源不絕的進來, 很難會有終點.
另外, Jake 也覺得大部分時間管理的書都是神人寫的, 平凡小百姓是無法做到書中那種超能力, 去控制自己的意志. 大家都是平凡人, 容易犯錯的普通人, 很不容易可以專心的.
在 design sprint 的過程中, Jake 發現一些事情, 可以幫助自己管好時間
(1) 用重要的目標開啟一天, 會有好的成果發生
在設計衝刺中, 我們每天都全神貫注於一個重大的焦點, 例如: 星期一繪出問題的藍圖, 星期二草擬出一個解決方案等等. 讓你每天關注一個重點, 讓你更具有企圖心
(2) 禁用裝置, 能做更多事
沒有 email 或其他 3C, 大家更能專注手邊工作. 把預設值切換成專注, 而不是一堆通知.
(3) 活力可以幫助專心工作和清晰思考
在跑設計衝刺時, 我們需要靠甜點補充能量, 好讓團隊能長時間工作. 因此, 藉由餐飲, 散步, 頻繁休息和較短的工時, 會讓我們維持活力在高檔, 讓工作更有效率
(4) 實驗可以改善過程
想都是問題, 做才能知道如何前進. 你看到你做出了一些之後, 會讓你更有信心採取下一步.
因此, Jake 他們就設計出了一個 make time 的框架. 基本上就是根據 design sprint 的經驗來設計的, 讓我們來看看:
(1) Highlight
第一步就是決定你想要生出時間來做什麼. 每一天你要選擇單一活動作為行事曆上的優先事項. 這個事項不見得是非做不可, 但是是你今天想要做的事. 當然啦, 這不是你今天唯一要做的事, 但是這會是你今天的第一要務.
Jake 提了一些策略來幫助大家找優先事項:
- 記下來
- 今日暫停
- 批次處理小事情
- 燒爐清單
- 啟動個人衝刺
- ...
(2) Laser
接下來就是要打敗分析, 為你的highlight 生出時間. Jake 列出了一些招式
- 不要一早就上線
- 別看新聞
- 把玩具收好
- 設定網路計時器
- 取消網路
- 拿偽勝利換取真勝利
- 把分心轉化為工具
- ...
(3) Energize
你的大腦需要能量才能做事, 而哪些能量來自妥善照顧你的身體. Jake 會提供一些你能力所及的簡易方法, 讓你可以馬上得到報償, 讓你擁有活力去做你想做的事. 可用的招式有
- 讓自己不方便
- 擠出時間做超短健身
- 把盤子中央公園化
- 像幼兒那樣吃點心
- 進行黑巧克力計畫
- ...
(4) Reflect
你需要反省, 調整和改善你的系統. 要思考哪些策略可以延續, 哪些需要放棄. 下面是一個範例, 記錄今天實施 make time 的狀況, 使用了哪些招式, 效果如何.
有趣嗎? 我覺得真的是一個領域弄通之後, 在別的領域也可以很快搞出成績來的. Jake 就是一個這樣的怪咖.
對於 design sprint 有興趣的朋友, 我覺得可以看看 Make Time: How to Focus on What Matters Every Day 這本書, 我想會讓你更清楚 design sprint 的精神, 以及可以應用之處喔. 另外他也有中文版, 可以讓你一週速成喔.
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