有人問我, 用 Trello 是否就是在使用看板. 這個問題確實常常被問到, 大家對於工具和流程, 確實混在一起談論. 今天就讓我們來聊聊吧.
一般我們提到看板時, 可能代表兩件事情
(1) Kanban Board (看板)
可能是實體的一塊板子, 上面有些便利貼. 或者是電子化的系統, 上面記錄了一些資訊. 這些都可以用來表現目前團隊的工作. 有人把這個東西稱之為看板系統. (Kanban System)
(2) Kanban Method (看板方法)
用一些規範和看板系統, 來改進工作的效率. 這是由 David J Anderson 所提出來的. 例如, David J Anderson 就提到, 看板有些 core principle 需要遵守:
視覺化
限制同時工作數量
管理工作流程
為流程訂定明確的方針
實現反饋迴圈
協同式改進,實驗性演進-利用模型和科學方法
所以, 那 Trello 是什麼呢? 只是用來呈現看板系統的工具. 就如同 MS Project 一樣, 用來輔助專案管理的進行. 你一定知道, 用 MS Project 不等同專案管理, 用 MS Project 也跟專案是否會管好沒有關係. 同理, Trello 也是一樣.
好吧, 那我朋友說, 那 Trello 用來記錄看板系統好用嗎?
基本上, Trello 還算是不錯的工具. 但是, 如果要真的套用看板方法時, 可能要處理以下問題:
(1) To Do/In Prog/Ready for Deployment/ Deployed 不夠用
很多人會在 Trello 上建立 To Do/In Prog/Ready for Deployment/ Deployed 等這幾個欄位, 用來區分目前工作處理的狀態. 立意雖好, 但是有其致命傷.
![](https://pic.pimg.tw/kojenchieh/1487507709-3258082931_n.png)
雖著專案時間的進行, 會發現很多工作, 都將會集中在 In Prog 這個欄位. 即使你設定了一些顏色或屬性, 但是要在這一堆工作中去找尋, 有點小累. Trello 是有不少機制可以過濾, 但是你的時間應該花在專案上面, 而不是每次如何過濾上面.
所以, 比較好的方式, 是重新設計流程. 讓流程變得比較精緻, 可以將問題平均分攤到各個欄位中.
![](https://pic.pimg.tw/kojenchieh/1487507778-3486958177.png)
(2) 沒有設定 WIP
David Anderson 說: 沒有設定 WIP Limit的流程, 就是不是在執行看板方法. 所謂的 WIP limit. 就是同時間, 可以處理多少個工作. 須知道 Kanban 有兩個意義:
a) Kan 看: 將資訊視覺化.
b) Ban 板: 訊號卡, 有狀況發生時會提出警告.
那怎樣才會提出警告呢? 當你工作個數超過 WIP limit 時, 就是代表有問題, 你必須要停下來處理.
![](https://pic.pimg.tw/kojenchieh/1487508482-728044056.jpg)
不過, 好笑的是 Trello 沒有 WIP. 聽說 Chrome 有推出extension – Chromello 可以設定 WIP. 但是 IE 或是 FireFox 怎麼辦??
(3) 人太多一個螢幕擺不下
很多時候, 團隊人數一多時, 看板系統上的工作就滿坑滿谷, 這時候想要在電腦螢幕, 或者是投影機的螢幕上面, 查看工作內容, 進行每日立會, 將會是一件痛苦的事情.
![](https://pic.pimg.tw/kojenchieh/1487508076-1295424442_n.jpg)
如果要看到全貌, 字體將會擠得很小, 根本看不出那是什麼. 如果是要大家都看得到, 一個畫面根本展示不了幾個欄位, 只能很片段的工作.
Trello 也是有想到這點, 所以你可以每次看某個人, 或者是某類型的工作. 只是全貌或是相依性就這樣被過濾掉了 XD
當然啦, Trello 也不是這麼糟, 至少以下幾點他表現不錯的
a) 不用錢
b) 適合個人使用.
c) 跨平台
d) 簡單易用
拿到倚天劍, 如果要應付一般人, 是綽綽有餘了. 但是遇到高手時, 沒有招式或是內功配合, 也是被打假的.
工具不會讓你團隊改善, 唯有團隊具備改善能力, 工具才能改善團隊.
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