有人問我, 用 Trello 是否就是在使用看板. 這個問題確實常常被問到, 大家對於工具和流程, 確實混在一起談論. 今天就讓我們來聊聊吧.
 
一般我們提到看板時, 可能代表兩件事情
 
(1) Kanban Board (看板)
可能是實體的一塊板子, 上面有些便利貼. 或者是電子化的系統, 上面記錄了一些資訊. 這些都可以用來表現目前團隊的工作. 有人把這個東西稱之為看板系統. (Kanban System)
 
(2) Kanban Method (看板方法)
用一些規範和看板系統, 來改進工作的效率. 這是由 David J Anderson 所提出來的. 例如, David J Anderson 就提到, 看板有些 core principle 需要遵守:
 
視覺化
限制同時工作數量
管理工作流程
為流程訂定明確的方針
實現反饋迴圈
協同式改進,實驗性演進-利用模型和科學方法
 
所以, 那 Trello 是什麼呢? 只是用來呈現看板系統的工具. 就如同 MS Project 一樣, 用來輔助專案管理的進行. 你一定知道, 用 MS Project 不等同專案管理, 用 MS Project 也跟專案是否會管好沒有關係. 同理, Trello 也是一樣. 
 
好吧, 那我朋友說, 那 Trello 用來記錄看板系統好用嗎? 
 
基本上, Trello 還算是不錯的工具. 但是, 如果要真的套用看板方法時, 可能要處理以下問題:
 
 
(1) To Do/In Prog/Ready for Deployment/ Deployed 不夠用
 
很多人會在 Trello 上建立 To Do/In Prog/Ready for Deployment/ Deployed 等這幾個欄位, 用來區分目前工作處理的狀態. 立意雖好, 但是有其致命傷. 
 
 
雖著專案時間的進行, 會發現很多工作, 都將會集中在 In Prog 這個欄位. 即使你設定了一些顏色或屬性, 但是要在這一堆工作中去找尋, 有點小累. Trello 是有不少機制可以過濾, 但是你的時間應該花在專案上面, 而不是每次如何過濾上面.
 
所以, 比較好的方式, 是重新設計流程. 讓流程變得比較精緻, 可以將問題平均分攤到各個欄位中
 
 
 
 
(2) 沒有設定 WIP
 
David Anderson 說: 沒有設定 WIP Limit的流程, 就是不是在執行看板方法. 所謂的 WIP limit. 就是同時間, 可以處理多少個工作. 須知道 Kanban 有兩個意義:
 
a) Kan 看: 將資訊視覺化.
b) Ban 板: 訊號卡, 有狀況發生時會提出警告.
 
那怎樣才會提出警告呢? 當你工作個數超過 WIP limit 時, 就是代表有問題, 你必須要停下來處理. 
 
 
不過, 好笑的是 Trello 沒有 WIP. 聽說 Chrome 有推出extension – Chromello 可以設定 WIP. 但是 IE 或是 FireFox 怎麼辦??
 
 
 
(3) 人太多一個螢幕擺不下
 
很多時候, 團隊人數一多時, 看板系統上的工作就滿坑滿谷, 這時候想要在電腦螢幕, 或者是投影機的螢幕上面, 查看工作內容, 進行每日立會, 將會是一件痛苦的事情.
 
 
如果要看到全貌, 字體將會擠得很小, 根本看不出那是什麼. 如果是要大家都看得到, 一個畫面根本展示不了幾個欄位, 只能很片段的工作.
 
Trello 也是有想到這點, 所以你可以每次看某個人, 或者是某類型的工作. 只是全貌或是相依性就這樣被過濾掉了 XD
 
 
 
當然啦, Trello 也不是這麼糟, 至少以下幾點他表現不錯的
 
a) 不用錢
b) 適合個人使用.
c) 跨平台
d) 簡單易用
 
 
拿到倚天劍, 如果要應付一般人, 是綽綽有餘了. 但是遇到高手時, 沒有招式或是內功配合, 也是被打假的. 
 
工具不會讓你團隊改善, 唯有團隊具備改善能力, 工具才能改善團隊. 
 
 
 

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