之前有位朋友提到, 用 Trello 記錄要的的事情, 發現工作一直在增加. 這件事情讓我感觸很多, 因為現在我所處的維護團隊也有相同的狀況.
那在這種情況時, 我們該怎樣使用 Kanban 來輔助我們改善這樣的情形呢? 以下是我想到的:
1. 先將工作分類
要交付給你的工作, 種類可能不盡相同. 有些是客戶的遭遇到舊系統的 bug, 有些是要分析 malware, 有的時候是要幫助新系統的測試. 另外還有的是測試系統的開發等等.
然後記錄每種類型工作進來的量和速率, 以及完成的量和速率, 這樣我們才知道我們的處理能力是否匹配, 以及每種類別的工作進來的比例為何.
2. 分析和繪製每類工作對應的處理流程
每種類型的工作處理流程不盡相同, 不要只是用 ToDo --> In Porg —> Done 來表示, 因為我會想知道目前是那個部門, 或是角色在處理. 這樣我才知道我是否可以幫忙跟催某位主管, 或者是知道我的成員是否同時在忙很多事情.
3. 對每類工作排定優先順序
每次拉工作來做時, 都要只仔細考量那個要優先處理, 因為我們的工程師人數有限, 因此要再三確認我們做的, 都是對客戶最有價值的事情
4. 設定WIP limit和政策
因為我們有對每類工作會致其相對應的處理流程, 在每個流程的步驟上, 會知道是哪個部門或是角色在處理, 因此我們可以加上一些 WIP limit 的設定, 或是, 來提醒我們是否瓶頸發生. 例如: 最多同時可以處理 3 個工作. 或者某個步驟上待超過 3 天要和其部門主管溝通等等
5. 分析瓶頸
我們會注意這幾個面向, 討論要如何改善
(1) 進來的速率和解完的速率
(2) 每個類別的工作, 其平均每月的 lead time是否有下降, 是否在容忍範圍之間.
(3) 超過 WIP limit 的狀況
我不確定是否該記錄每個工作在每個步驟的時間, 因為這蠻花時間去記錄(大部份都是要人工去記錄), 並且也不容易記錄的很準確, 因此暫時不考慮使用這個資訊.
以上是利用 Kanban 方法來管理個人工作的方式, 目前這樣做的好處, 是可以知道他是否爆表, 以及是否他被卡住很久, 讓我們可以儘早伸出援手. 不過, 這無法減少 team member 的工作量, 畢竟工作還是不斷地的殺進來 :(~~~~
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