上週六在台中敏捷愛好者, 一起進行了看板桌遊工作坊, 這是一個非常有趣的遊戲, 可以讓你在短時間內, 了解 Kanban 方法是如何進行, 以及其中的精神是什麼.
在這個遊戲中會模擬你如何處理手頭上的工作, 通常來說, 你會有"一般的工作"要做, 也會有"忽然交代下來的急件"要處理.
不過, 在這個過程中, 我觀察到大家對急件, 有著以下處理方式:
1. 雖然把這工作列為急件, 但是並沒有特別用力處理它. 只是標示成急件, 但是還是在處理原先進行中的事情
2. 只是派某一個員工去做, 也沒有特別多派幾個人
3. 今天是工作 A 是急件, 明天是工作 B 是急件.
4. 有時候有派員工處理, 有時候沒有派員工處理
雖然這是個遊戲, 但是在現實生活中, 這樣的狀況也是似曾相識: 我們不成把急件真的當急件.
我想經理們需要讓團隊真心認為這件事情真的是急件, 否則大家只是做原先手頭上的事情. 有可能原先手頭上的事情會列入考績, 但是急件不會. 或者急件做不出來, 死的只是你而不他.
總之會有種種原因, 團隊之間會彼此不同調. 所以當有急件發生時, 讓團隊有共識, 會是第一個要務.
另外, 既然是急件, 那為什麼不派多點人去處理? 而是只有一個人去做. 或者有時候做, 有時候沒做. 這時候團隊成員應該要問經理, 或者大家可以互相質問一下, 這真的是急件嗎? 還是只是急但是不重要的事情? 釐清這些事情, 才能讓團隊清楚他們該多用力處理, 而不是不知為何而戰.
還有, 大家都知道不能每件都是急件, 或是好幾件急件, 所以在這個遊戲中我們會限制只有一個急件. 但是忽然今天是工作 A 是急件, 明天是工作 B 是急件, 這不是走法律漏洞, 而是代表你搞不清楚什麼東西是重點, 所以隨時在調整做事方法.
因此, 這個遊戲玩下來, 讓我思考到我應該注意以下事情:
A. 希望團隊能共患難這件事, 不要一廂情願認為大家都能理解, 你必須要不斷溝通
B. 重要並且急的事情, 以及 不重要和急的事情, 需要好好釐清, 才不會浪費你的資源
C. 專注才能有成效, 否則光是 context switch 就花掉你不少精力
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