Retake 團隊共創法重點整理－David Ko的學習之旅

團隊共創法 (Consensus Workshop Method Flow)

流程簡介

(1) 情境說明 (Context)

佈置舞台

焦點問題

(2) 腦力激盪 (Brainstorm)

刺激新想法

個人腦力激盪

選擇

(3) 組織群組 (Organize)

組成新關係

兩兩配對

分成群組

(4) 命名群組 (Name)

決定共識為何

最長的一欄/群組

命名出新洞見

(5) 決定意義 (Decide Meaning)

確定決議

反思

圖像/格式

流程重點說明

(1) 情境說明 (Context)

佈置舞台

像團隊說明會議目的及提示焦點問題
如必要的話, 可為焦點問題做一些字詞上的修正, 讓他更清楚
說明此次團隊共創會的大致過程與會用的時間
有必要的話, 提議團隊在溝通時的參與原則

(2) 腦力激盪 (Brainstorm)

刺激新想法

要團隊試著回答看看, 已確認大家了解問題是什麼
每個人都進行腦力激盪, 盡快列出多些想法
要到一兩個答案作為例子, 示範如何寫卡片
兩到五個人一組分享想法
每一組選出幾個想法, 每一個想法寫在一張卡片上, 計劃好卡片總數在 30-40 張左右
請小組貢獻卡片, 第一輪要到的卡片總數在 10-15 張之間
在將卡片貼上牆時, 先大聲唸出來, 告訴大家只有為了澄清卡片內容才問問題

(3) 組織群組 (Organize)

組成新關係

請團隊直覺將卡片兩兩配對成幾組卡片
請團隊在貢獻另外10-15 張看起來和白板上的很不一樣的卡片. 鼓勵團隊用直覺持續配對卡片
等到有四組以上的配對卡片之後, 就可以在每組配對上加上其他的卡片, 以壯大這些卡片群組
當白板上的卡片都已經差不多放到群組裡後, 請參與者將剩下的卡片全部分貼到各個群組

(4) 命名群組 (Name)

決定共識為何

從卡片數最多的群組開始, 詢問團隊這個群組的卡片在描述什麼? 大家透過這群哪片看到什麼新的洞見
問關鍵的問題已幫助團隊為卡片群組取一個名字, 以捕抓這些新洞見
卡片群組的名字必須能回答焦點問題
引導團隊為剩下的每個卡片群組進行同樣的命名動作

(5) 決定意義 (Decide Meaning)

確定決議

反思團隊共創法產出對於團隊之重要性
設計一個特別的版面, 來整理並聯繫產生的共識, 也就是各卡片群組的名稱. 這個版面也可以是一個圖表, 或是適當的符號.
引導團隊討論會如何運用這個團隊共創會知成果, 以及下一步

概念

(1) Consens 和 Consensus

引導師幫忙被引導者從 “願意往前走” 往 “完全同意” 走

(2) 激發團隊創與新能量, 建立一種共享的責任感, 發展整合性的思考方式, 達到一個實際的團體共識

實戰經驗談

A. 情境說明 (Context)

(1) 焦點題目要先決定, 但是要確定所有參與者都了解他

(2) 要確定大家沒有誤解焦點題目, 對於期待的產出有共識

(3) 會邀請主事者去解釋焦點題目

(4) 參與者通需要知道為什麼要討論這個題目

(5) 通常會事前會花時間討論和解釋焦點題目

(6) 焦點題目要夠重要到大家直得花時間討論

(7) 要多介紹焦點問題的 context, 多解釋多說明

(8) 可以邀請大家說明, 給範例, 或是問些小問題, 來鬆土, 幫助大家後續容易進行

B. 腦力激盪 (Brainstorming)

(1) 大約需要 30-40 張卡片

(2) 小組寫出來的卡片, 要夠明確, 和精準表達重點

(3) 有品質的卡片內容, 最後才會有品質的產出

(4) 為什麼要每個人寫出 15 個想法, 因為前面 3-5 個想法, 大家可能都差不多, 到後面才會開始不同, 因此要逼大家多寫, 才能有多元性出現

(5) 想法就是要多要多元, 這樣才有機會去溝通, 和看見不同洞見

(6) 這個階段的產出, 大多是客觀的事實

(7) 焦點問題和 brainstorming 的問題

焦點問題: I 的問題

brainstorming 的問題: O 的問題, 要幫大家打開寬度, 要比較好回答

(8) 如果焦點問題是屬於 type 2 (挑戰/困難), 此時小組的卡片不要寫成 “缺乏” 和 “責備” 兩種類型的句子

“缺乏”: 請思考缺乏造成什麼問題, 或是為什麼會缺乏

“責備”: 請思考別人的錯會造成你什麼困難

(9) 有個範例給大家參考小組討論要產生的卡片會寫成怎樣, 這會幫助大家寫好: 字很大且意思清楚

(10) 小組討論要產生的卡片: 上面約 7-9 個字, 一張卡片一個想法

(11) 小組內的討論, 也是要說明清楚程序, 參與者這樣才知道要做什麼

(12) 一開始個人在腦力激盪時, 可以不斷問大家寫了幾個, 適當給些壓力, 逼大家多些出來

(13) 在小組要寫卡片時, 一開始先要大家給個範例, 讓大家看到你怎麼做, 大家就比較不會寫差太多 (如字大一點, 清楚)

(14) 要照顧好寫卡片的品質, 後面的討論才有品質

C. 組織群組 (Organize)

(1) pair 卡片時, 這是依直覺產生.

(2) 通常拿卡片的順序: 最想要(深度), 不同(廣度), 剩下

(3) 引導者不要加自己的意見去分類

(4) 為什麼一開始要兩兩配對, 而不是 3 個或 4 個, 主要是要增加多元性

(5) 第一輪的卡片樹不能太少, 否則廣度會不出來 (大約要 4 組)

(6) 這個階段要直截的反應, 不要有太多的解釋

(7) 特別進行方式

大家不說話來進行分類, 可能會造成有不同分類想法出現

(8) 分類時如果同一類要擺近一點, 這樣才不會被視為不同類

(9) 開始分類時先說: “卡片有看不懂要提出”, 之後就不再提. 並且大家跳入在解釋卡片, 或是花太多時間思考為什麼會這樣分類

(10) 不要依時間順序來分類, 要用目的或意圖來分類.

(11) 一開始要有範例. 當第一個 pair 出現, 請分群者說出他的意圖, 讓大家都知道這個意圖.

(12) 兩兩配對要夠快, 避免大家從直覺到變成在思考

(13) 要用 tag 來代表分組. 避免用卡片上的字來表達, 否則之後再命名時就會被定型, 導致想法被限制

(14) Tag 的字母, 最好用發音不會混淆的字母, 例如: A, J, U, F, K, H, M, Q, I

(15) 在配對移動要快, 不要主動問同不同意, 有人不同意自然會提出.

D. 命名群組 (Name)

(1) 從最長的群組開始, 一方面最多人的點子被包進來, 讓大家一開始就會有最深的討論

(2) 命完名之後是否可以改變？是可以改變, 但是不要主動提起, 否則大家都會一直改變, 這樣就無法結束

(3) 這個階段是給出有洞見的想法

(4) 命名出來的東西, 要能互相區別出來, 要能說出不同的地方

(5) 在命名時要觀察大家的眼神, 確認大家是否真的有共識

(6) 命名要清晰即使一週後來看也是可理解

(7) 命名是需要大家一起挑論, 這樣印象才深刻, 共識才能達成. 所以這是需要時間討論和掙扎

(8) 前幾個命名訓練好, 最後幾個就可以讓小組自己去寫命名

(9) 卡片上不要有槓掉字, 最好重寫, 避免之後誤會哪些是正確的, 或者是在指責哪些是錯的

(10)

E. 決定意義 (Decide Meaning)

(1) 這個階段是產生影響和改變

(2) 利用圖像來加強對結論的認識和共識

(3) 協助團隊思考我們做到什麼, 哪些可以再改進.

(4) 如果要畫圖, 必須讓團隊有解釋圖的意義, 否則大家會不知道這個畫圖是在做什麼

團隊共創法的三種類型的焦點問題

焦點類別	範例	註解
定義性/特質/願景	高效團隊應該具備有什麼特質	分類命名會找特質, 條件, 渴望
挑戰/困難	阻礙我們發揮潛力的原因有哪些	分類命名會找 root cause, 原因, 情況
行動/方向	我們要做什麼才能變成高效團隊	分類命名會找目的, 意圖