最近看到這篇文章介紹流程效率的討論. 因此把它整理了一下, 好讓大家可以很快了解其精神, 以及所用到的參考資料.
在看板中, 我們會將工作流程給視覺化, 也就是把一連串加值步驟的過程給展示出來, 讓我們可以看出工作項目在哪裡遇到阻礙, 並且觀察我們的工作流程是否有效率. 所以我們會利用以下公式來得知我們有多 lean:
流程效率 = (在加值步驟所花的時間 / 前置時間) * 100%
根據 Zsolt Fabok 在 Lean Kanban 2012 的簡報, 95% 的前置時間 (lead time) 都是在等待.
https://speakerdeck.com/fabokzs/lkfr2012-measure-and-manage-flow-in-practice
所以你的流程效率能在 5% ~ 15% 大概都是正常的. 如果能在 40% 以上, 你的組織簡直是超人.
根據 This is Lean 一書, 效率不好主要有三個原因:
http://www.amazon.es/This-Lean-Niklas-Modig/dp/919803930X/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1398667117&sr=8-1&keywords=this+is+lean
1. 太長的前置時間
當我們企圖花比較長的時間, 去完成比較大的項目時, 客戶在這段時間容易去產生另外的需求, 這時候這些需求插進來, 通常只會造成更多的延遲.
因此, 比較好的做法, 是我們一次只做一點東西, 然後進快完成. 因為時間不長, 客戶比較不會在這段時間加需求, 或者是加到下次需求中, 這樣可以讓我們專心把原先要做的事情做完, 守住原先的範圍和所規劃的時間, 減少延遲的機會.
2. 同時進行太多工作項目
當你同時處理太多事情時, 你可能會有以下問題
(1) 當事情多了, 你就需要額外的管理, 這些管理都是需要花時間, 經費和人力的
(2) 多工會造成額外的花費, 這裡有很好的整理
http://www.refreshleadership.com/index.php/2014/01/high-cost-multitasking/
(3) 太多同時進行的項目, 分散了我們對有問題項目的注意力, 無法很快指出有問題的項目, 並且儘快處理
(4) 造成焦慮和壓力, 導致解決問題的品質下降, 進而增長處理時間
因此, 在 Kanban 系統中減少同時處理的項目, 是增加流程效率的主要利器.
3. 太多換手的動作
當你打電話給客服時, 你最怕的事是換人處理, 每次換一個人時, 你就需要重新再講一次, 講到最後時, 你可能就會覺得很煩, 並且會越講越少.
同樣地, 在軟體開發也是一樣, 如果一個功能要經過很多人處理, 這中間難免也會掉訊息, 並且也會因為誤解導致某些 bug 產生. 此外, 在人和人之間的交接時, 可能需要等待的時間, 可能要等簽呈, 可能要等他休假完畢, 所以會把時間拖得更長.
當然我們知道換手這件事情是不可避免, 但是你必須要減低負面的影響.
參考文獻
http://berriprocess.com/en/todas-las-categorias/item/60-analiticas-lean-kanban-eficiencia
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