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最近有人問我, 他聽到三個名詞: 看板(Kanban), 看板系統(Kanban System), 和看板方法(Kanban Method), 到底有什麼不同呢?

好問題, 這確實很不容易釐清. 讓我們試著把它講得清楚一點.

看板(Kanban)
看 (Kan): 視覺化, 也就是需要把一些資訊以圖形或是文字呈現出來, 讓大家都看得到.

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在上一篇我們提到在實施看板時, 要先考慮一些事情, 當這些先決條件成立之後, 我們再來談實施 Kanban. 因為先覺這條不成立, 後面都是事倍功半.

如果先決條件成立後, 那我們接下來要做什麼嗎? 以下是你需要進行的三件事情:

1. 獲得老闆的支持
一開始時, 你還是要尋求老闆的支持, 這樣才能名正言順, 並且你可以讓事情變得理所當然. 在某些狀況下, 跟老闆討論後, 說不定你會得他的一些指點, 吸收到管理上或是推行變革的一些經驗. 此外, 說不定還會讓老闆覺得, 其實這樣做法是他想出來, 讓他覺得有參與感和成就感, 這也會讓他會給你更多幫助.

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很多人聽到看板時, 覺得這個東西很潮, 想要來嘗鮮看看, 如果是這樣的想法, 實施看板是不容易會成功的. 如果你真的想要採用看板方法時, 你必須要評估以下事情:

 

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1. 是否願意改變
一開始時, 你需要和團隊深談, 大家是否承認目前遇到了問題, 需要做一些改變來讓團隊變得更好.  如果大家願意改變, 來談實施看板才有意義.

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最近在公司教授看板, 其中有一個活動就是帶著他們玩看板遊戲. 希望學員能夠透過這個遊戲, 很快地了解看板要如何進行, 以及要如何分析統計的資料.

 

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這個遊戲是來自於 getKanban.com 這家公司, 一個遊戲要價 US 450 元. 基本上小弟買不起, 只好純手工打造, 免費幫他們製造一個. 哎, 這年頭老師不好當. 
http://getkanban.com/

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最近看到這篇文章介紹流程效率的討論. 因此把它整理了一下, 好讓大家可以很快了解其精神, 以及所用到的參考資料. 

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在看板中, 我們會將工作流程給視覺化, 也就是把一連串加值步驟的過程給展示出來, 讓我們可以看出工作項目在哪裡遇到阻礙, 並且觀察我們的工作流程是否有效率. 所以我們會利用以下公式來得知我們有多 lean:

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在 Kanban 中, 我們會使用 control chart 在觀察異常的現象. 可是很多人對於要如何解讀 control chart 會有困難. 因為不會解釋, 所以就不想用它.

讓我們現在看看一個例子, 你看看在一條道路上, 我們通常會畫些白線來分出車道, 然後駕駛只要把車子開在這個車道內就可以, 如果他常常開超出車道, 就可能會和其他車子相撞. 

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這個車道的範圍在學術中稱為管制界限 (control limit), 這個值會隨專案, 使用技術, 或是 SLA 而會有不同的值, 因此你需要找出符合你自己使用的 control limit. 

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在實施 Kanban 時, 我們會利用 Lead time 來衡量團隊的效率. 什麼是 lead time 呢? Lead time 是指一個工作項目, 從工作項目進來, 到它處理完畢. 

leadtimes3  


有了它可以帶來什麼好處呢? 讓我們來看一看
1. Lead time 是價值的指標. 能越快交付價值給客戶, 通常是對客戶越有幫助.
2. Lead time 可以幫助你定 SLA, 因為Lead time 記錄了每個工作項目花了多少時間

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在看板中, 我們利用了控制圖 (control chart), 來記錄每個工作項目花多少時間完成. 所以它的樣子如下

 

cycle-time-by-month   

每當有工作項目被完成時, 我們就會在圖型中增加一點, 來代表這個項目完成的時間. 而所謂的工作項目, 可能是要完成的功能, 或是臨時被交辦的緊急工作, 或者是在客戶中找到的 bug.

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GetKanban (http://getkanban.com/) 是一套實體的看板遊戲, 可以讓大家在短時間內, 理解如何應用看板到軟體開發上面. 是很值得大家去玩一次看看.

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這次連續玩了兩場之後, 個人有些感想, 如果團隊要能有效率的交付, 以下事情每個團隊需要好好考慮:

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有人對於看板(Kanban) 要做什麼還是不是很了解, 這裡有個很簡單的解釋, 可以讓你抓到它的核心是什麼. 基本上, 看板主要有兩個含義:


1. 資訊中心 (Visual Board)

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這是一般人對看板的基本想法, 認為看板就是一堆便利貼貼在牆壁上, 來顯示你目前專案的狀態, 這就是看板. 但是他並不是只有這麼簡單, 事實上, 它會將你的工作流程給視覺化, 所以你的工作狀態(包含工作種類, 資源分配, 瓶頸)才會透明地顯示在大家面前, 這樣你才有機會看出哪裡有問題, 進而想辦法去解決它.

 

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上次看完已整體團隊的方式(http://kojenchieh.pixnet.net/blog/post/361838960), 來設定 WIP limit 的值. 現在讓我們來討論只針對某個欄位的設定方法

1. 在瓶頸地方的上游設定 WIP limit
所謂瓶頸就是整個系統中最脆弱的地方, 一旦這裡速度變慢, 整個系統就會被拖垮, 因此你必須在設定 WIP limit, 以避免整個系統的流動被減慢. 

例如, Test 欄位是我們系統的瓶頸, 這時候我們在前面的地方, 也就是 development 欄位設定 WIP limit 來保護 Test 欄位. 當 Test 欄位中的工作做不完, 無法去 development 去拉工作. 這時候 development 就不能再多做 (因為已經 3 個了). 

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最近在看 Kanban in Action, 其中有個章節在談如何設定 WIP limit, 個人覺得他整理很不錯, 很值得大家去買來看看.

 

simple-kanban-board-1  

首先, 讓我們來看看書中的第一類方法, 是從團隊整體來著手, 也就是設定團隊最多能處理多少個工作(假設團隊中有 N 個成員):

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之前有位朋友提到, 用 Trello 記錄要的的事情, 發現工作一直在增加. 這件事情讓我感觸很多, 因為現在我所處的維護團隊也有相同的狀況.

 

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那在這種情況時, 我們該怎樣使用 Kanban 來輔助我們改善這樣的情形呢? 以下是我想到的:

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在 Kanban 最神奇的地方, 就是要求限制同時工作項目的數量 (WIP limit), 也就是讓團隊成員專心處理一件事情, 這樣會讓 cycle time 比較小.

可是你會遇到一個問題, 就是每個人的處理速度不一樣快, 或者每個工作的大小不一, 會導致你整個流程會走走停停. 例如下圖所示:

 

螢幕快照 2014-04-02 下午10.38.21  

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當我們使用 Kanban 來管理專案時, 其中一個工作, 就是要訂定明確的 policy, 來告訴團隊成員事情要怎麼處理. 讓大家都是用相同方式來運作, 因而使得整個團隊工作更有效率.

 

Kanban_Policies  

那什麼地方可以有policy 呢?

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最近在看 David J Anderson 所寫的 Kanban, Successful Evolutionary Change for your Technology Business. 裡面描述到了, 當初 David 為什麼會想提出新的做法, 最主要是他遭遇到了兩個問題

 

索引  

1. 如何維持可持續的步調
在敏捷宣言中的原則, 提到了希望可以維持可持續的步調, 在 XP 中的意思, 就是要維持 40 工時. 我想這件事情, 對很多軟體工程師來說, 是很遙不可及. 大家常常要工作的很晚, 無法兼顧家庭與工作. David 希望能有方法, 讓成員不要這麼辛苦. 

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Kanban 最強的地方之一, 就是將你的工作狀況視覺化. 但是水能載舟, 亦能覆舟. 你把 task board 搞得太複雜, 大家不容易了解其內容, 效果就會差很多.

以下是幾種在網路上找到的方法, 可以讓你檢查, 你的 task board 是否過於難懂.

1. 3 分鐘介紹
如果你無法讓一個非本專案的人, 可以在 3 分鐘內, 了解到你 task board 所想要表達的意思, 可能要重新設計.

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在 Kanban 中你會聽到一個名詞叫做 Swarm, 中文意義是蜂群, 那他跟 Kanban 的關係是什麼? 是我們要學蜜蜂一樣飛舞嗎? 還是要不停地採蜜?

 

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讓我們來看看Kanban 想講的是什麼:

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之前和大家提過, 如何檢查 Scrum 執行深不深入. 結果馬上就有人接著問說那 Kanban 呢? 是不是也有雷同的檢查方式? 沒錯, 讓我們來瞧瞧.

David Anderson 在 London Lean Kanban Day or Agile China in 2013 中有個演講: Deep Kanban - Worth the Investment?, 他提到了如何衡量你看板方法實施的深度如何.
http://www.djaa.com/sites/ltdwip/DepthOfKanban.pdf

他分成了六個面向來討論:

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最近看到一個新的名詞, 網路上對他的解釋不多, 如果有人有看到好的解釋, 希望能分享出來 XD

Proto-Kanban 的定義
將 WIP limit 設定在比工作流程更低的層次上面, 例如:
- personal kanban
- 針對個人設定WIP limit

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